Email tips: hoe ga je om met email overload?!

Email overload: heb jij ook dagelijks last van een overstromende mailbox? En krijg je het maar niet voor elkaar om deze email overload weg te werken? In dit artikel geven we je een aantal email tips om jouw mailbox te managen!

 

1. Check je mail op een vast tijdstip.

Maak er routine van om je mailbox iedere dag op een vast tijdstip te checken en alle mails te beantwoorden. Doe dit bijvoorbeeld aan het begin van de dag. Zo kun je op een rijtje zetten wat je voor die dag (op basis van de mails) moet doen. Op die manier kun je de taken inplannen voor jezelf waardoor je het overzicht bewaard.

 

2. Lees iedere mail maar één keer.

Je leest het goed: maar één keer! Zorg ervoor dat je bij het checken van iedere mail direct een antwoord geeft. Kan dit niet? Schrijf de taken dan op in een to do lijst en ga door naar het volgende mailtje. Om later de nog onbeantwoorde mail goed terug te kunnen vinden, is het handig om iedere mail die je niet direct kunt beantwoorden opnieuw te markeren als ‘ongelezen’.

 

3. Verwerk de taken die je moet doen in een aparte to do lijst.

Deze tip bespraken we hierboven al, maar we willen even benadrukken dat dit echt belangrijk is! Als je direct de taken uit je mails verwerkt in een to do lijst bewaar je het overzicht voor jezelf. Daarnaast vergeet je door de to do lijst niet welke mails je nog moet beantwoorden. Ook geeft dit je de ruimte om de mails die direct weg te werken zijn alvast te beantwoorden! Dan ben je daar in ieder geval vast vanaf 😉

 

4. Maak een algemene antwoordmail die je steeds een beetje aanpast.

Ben je vaak dezelfde antwoorden aan het typen? Dan is het handig om een algemene antwoordmail op te stellen. In deze mail zet je in grote lijnen informatie die je vaak (opnieuw) aan het typen bent. Deze algemene antwoordmail kun je dan telkens kopiëren en aanpassen per reactie die je geeft.

 

5. Op vakantie? Zet je Out-of-Office aan!

Deze is heel belangrijk. Verwerk in de Out-of-Office ook het mailadres van een collega waarmee contact opgenomen kan worden (overleg dit wel even!). Zorg er ten slotte voor dat je na je vakantie wat meer tijd inplant om al je mails weg te werken!

Je bent wellicht geïnteresseerd in..

Berichten

Performance based marketing

Lees meer