Evenement promoten: hoe trek je meer bezoekers?!

Interview met Esther Steenbergen, campagne manager bij Jaarbeurs Utrecht

KreaDoebeurs, Bouwbeurs, de nationale onderwijsbeurs… Allemaal evenementen die jaarlijks plaatsvinden in de Jaarbeurs Utrecht! Evenement promoten: ieder jaar is het weer een uitdaging om oude, maar ook nieuwe bezoekers te trekken. Wij spraken Esther Steenbergen – campagne manager bij de Jaarbeurs – over hoe je een evenement organiseert en promoot. Ze vertelt wat er allemaal komt kijken bij het organiseren van een evenement, hoe ze met haar team steeds weer opnieuw de juiste doelgroep weet te bereiken en hoe spinchoice haar hierbij helpt.

 

Evenement promoten: het event

Esther organiseert per jaar gemiddeld 6 evenementen voor de Jaarbeurs Utrecht. “Het begint allemaal bij het concept. Met verschillende disciplines komen we bij elkaar om het concept voor het evenement te bespreken. Bij het evenement promoten hebben we één doel: bezoekers naar het event trekken. Vaak komt daar een stukje research en development bij kijken.” Als Esther niet genoeg inzichten heeft over de doelgroep stuurt ze het research en development team aan om een bezoekers panel te organiseren. Door middel van deze panels worden dan eerdere of potentiële bezoekers uitgenodigd om informatie op te doen die later ingezet kan worden om de evenementen te promoten. Waarom bezoeken ze een evenement? Wat willen ze zien? Wanneer is het event van toegevoegde waarde?

 

“Samen hebben we één doel: bezoekers naar het event trekken.”

 

Evenement promoten: marketingcommunicatie

“Er is vaak wel een rode draad te zien in redenen waarom bezoekers naar een bepaald evenement komen. Als we weten wat de toegevoegde waarde is voor deze bezoekers, kunnen we daarop inspelen met de marketingcommunicatie.” Aan de hand van de opgedane informatie worden dan kanalen gekozen om de doelgroep te bereiken en zo de evenementen te promoten. Hierbij spelen online kanalen een grote rol. “We zien een steeds grotere verschuiving naar online, dus daar proberen we bij iedere campagne op in te spelen.”, aldus Esther.

Voor het opzetten van de campagnes komen er veel verschillende disciplines kijken. Zo vertelde Esther dat ze bij het ontwikkelen van de campagnes met onder andere de webredacteur en traffic & productie coördinator samenwerkt. “De webredacteur is dan verantwoordelijk voor het doorvertalen van de tekst naar advertorials, artikelen, persberichten, social media, etc. Daarnaast ondersteunt de traffic & productie coördinator bij alles wat met vormgeving te maken heeft. Te denken aan fotografie en opmaak, maar bijvoorbeeld ook de inkoop van ansichtkaarten en banners.”

 

“Vaak lopen de online campagnes voor verschillende evenementen door elkaar heen. Dan moeten we een hele hoop ballen in de lucht houden.”

 

Evenement promoten: de online campagne

De online campagnes voor ieder evenement zijn gemiddeld ongeveer zo’n 6 weken actief. De maanden daarvoor zijn Esther en haar team druk bezig met voorbereidingen. Het maken van planningen, het creëren van content, het visualiseren van uitingen, etc. Vaak is het ook nog zo dat er meerdere online campagnes voor verschillende evenementen door elkaar heen lopen.

Esther: “We zitten hier met drie campagne managers, dus we moeten een hele hoop ballen in de lucht houden. Het aantal registraties voor het evenement moet bijgehouden worden, het effect van de e-mailmarketing moet worden gecheckt en de social media kanalen moeten gemonitord worden. We hebben dan geen tijd om de social media kanalen steeds te optimaliseren.” Optimalisatie is een belangrijk element binnen de online campagnes. Aan de hand van de inzichten door de bezoekers panels kan namelijk relevanter ingespeeld worden op de wensen van de kant, maar het het blijft een proces van testen, monitoren en bijsturen om zoveel mogelijk juiste klanten te bereiken.

 

spinchoice

“Op zo’n momenten is het erg fijn dat spinchoice twee of drie ballen voor ons in de lucht kan houden. En daarnaast hebben zij natuurlijk meer expertise op het gebied van online marketing.” Spinchoice heeft al meerdere malen de Jaarbeurs mogen ondersteunen bij de online campagnes voor het promoten van evenementen.

Benieuwd wat de resultaten hiervan waren? Bekijk onze cases:

 

15% meer bezoekers bij de BouwBeurs online campagne

300.000 unieke personen bereikt voor onderwijsbeurs NOT

Meer dan 10% nieuwe registraties voor de KreaDoe beurs

 

Heb jij ook ondersteuning nodig bij jouw online campagne(s)? Neem vrijblijvend contact met ons op!

Je bent wellicht geïnteresseerd in..

Berichten

Performance based marketing

Lees meer